odwiedź i dołącz do nas

  • Facebook
  • Twitter
  • Blip
  • YouTube

Są problemy z precyzyjną definicją sposobów kontroli w administracji

portalsamorządowy.pl - 17-05-2012
Czym jest audyt, a czym kontrola w administracji publicznej? Sami kontrolerzy i audytorzy mają problem z określeniem precyzyjnej definicji. A jest jeszcze kontroling.
- Od momentu kiedy wprowadzano audyt w naszym kraju czyli od 2002 i 2003 roku rozmawiano czym jest audyt, a czym jest kontrola. Chciałbym ostrzej zarysować niż jest to w rzeczywistości, że kontrola to porównywanie informacji o tym co następuje w trakcie wdrażania planu, z wzorcami wprowadzonymi w trakcie planowania – mówi Mirosław Sekuła, podsekretarz stanu w Ministerstwie Finansów.



- Kontrola to proces którego celem jest regulowanie i wykonywanie czynności dla zapewnienia skuteczności. Żeby to przeciwstawić audytowi, to zdecydowanie chcę zwrócić uwagę na to, że audyt jest związany z osiąganiem celów - dodaje Sekuła.



Jak informuje podsekretarz audytor to doradca wsłuchujący się w działanie organizacji i informujący o jej niesprawnościach i słabościach oraz ryzykach w zdobywaniu określonego celu.



- Audytor to ma być ten, który definiuje ryzyka, raportuje ryzyka i informuje kierownika organizacji o tym, że są zagrożenia. Audytor jest związany z celami określonymi przez organizacje - wyjaśnia.



Mirosław Sekuła uważa też, że bez jasnego określania celów audyt i audytorzy są bezużyteczni.



- Jeżeli audytorzy nie będą zorientowani na cel, to nie będzie można ich wspierać. Audyt jest dedykowany do budżetu publicznego i jest narzędziem zarządzania strategicznego, a kontrola - zarządzania operacyjnego - informuje Sekuła.



Określeniem celów powinny zająć się organizacje. To im audytor ma obowiązek składania sprawozdań swojemu przełożonemu.



- Jeżeli organizacje nie określą celów, to mamy kontrolę i tu właśnie pojawia się problem. Kontrola sprawdza procedury, a audyt wspomaga osiągnięcie celu – uważa podsekretarz.



Jak twierdzi jeżeli w administracji publicznej i jednostkach samorządowych nie ma budżetu zadaniowego, to audyt - jego zdaniem - nie ma zastosowania. Nie znaczy to, że np. kontrola nie ma zastosowania i jest bezużyteczna.



- Kontrola obejmuje formułowanie celów i zadań jednostki, a następnie sprawdzenie jej realizacji – dodaje Jacek Kościelniak, radca prezesa NIK.



Różnice między audytem, a kontrolą można zdefiniować w bardzo prosty sposób. - Kontrola jest to sprawdzenie, inspekcja, a audyt to dokonanie oceny funkcjonującego systemu zarządzania w jednostce – wyjaśnia Kościelniak.



Z praktyki NIK wynika, że programując każdą kontrolę zapisuje się w programie kontroli wartość dodaną tej kontroli.



- Polega to na przedstawieniu jakie będziemy mieli szanse na osiągnięcie celu jakie organizacja sobie postawiła jak również na wskazaniu możliwości usprawnienia działalności operacyjnych i zarządzanie ryzykiem - tłumaczy radca prezesa NIK.



Ryzyko to możliwość zaistnienia zdarzenia, które będzie miało wpływ na realizację założonych celów. Zarządzanie ryzykiem to proces identyfikacji oceny zarządzania i kontroli potencjalnych zdarzeń dostarczających informacji, że cele organizacji zostaną zrealizowane.



- W każdym programowaniu audytu powinno być określone ryzyko w taki sposób, żeby przewidzieć skutki zaistnienia tego ryzyka jak również to, że w którymś momencie mogą wystąpić problemy z audytem – mówi Kościelniak.



- Posiadając system kontroli zarządczej jesteśmy w stanie określając ryzyka związane z wdrożeniem nowego systemu w związku z czym cały czas przygotowujemy się do tego, żeby nie wystąpiły te zagrożenia w funkcjonowaniu ośrodka, a tych zagrożeń na chwilę obecną jest sporo. Dzięki temu jesteśmy w stanie na bieżąco reagować na wyzwania i zagrożenia - wyjaśnia Jacek Balon, wicedyrektor Wojewódzkiego Ośrodka Ruchu Drogowego w Bielsku Białej.



- Z perspektywy naszej instytucji, której zadaniem jest przede wszystkim przeprowadzać egzamin zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa te systemy, o których dziś mówimy przynoszą szereg korzyści i dają gwarancję egzaminowanym, że wszystko będzie się odbywało na równych zasadach, co nie jest bez znaczenia - informuje Balon.



Poza ryzykiem przed audytorem stoją także inne wyzwania.



- Konieczne jest nieustanne podnoszenie kwalifikacji oraz wnikliwe badania dotyczące implementowania funduszy strukturalnych. Ponadto ważna jest współpraca międzynarodowa i nauczenie metod międzynarodowych dotyczących audytu - tłumaczy Kościelniak.



Jak dodaje trzeba pamiętać też o rzetelnej prezentacji sytuacji finansowej.



Z rozmówcami zgadza się Daria Bochnar, dyrektor Departamentu Audytu Wewnętrznego w Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa.



- Zarządzanie ryzykiem jest warunkiem koniecznym w miejscach w administracji, gdzie funkcjonowanie opiera się na tradycyjnym podejściu realizacji zadań, a nie osiąganiu celów oraz procedurach, nie produktach i procesach, skutkiem czego jest brak zdefiniowania oczekiwań odnośnie efektywności audytu - mówi



Ponadto dodaje, że osiągnięcie celów organizacji jest uzależnione od jakości przywództwa, strategii, planowania, ludzi i partnerstwa.



- W organizacji o niskim poziomie dojrzałości organizacyjnej trudno mówić o szerokich oczekiwaniach wobec audytu wewnętrznego. Czym większa dojrzałość organizacyjna, oczekiwania wobec audytu rosną - wyjaśnia Bochnar.



Jacek Uczkiewicz, członek Europejskiego Trybunału Obrachunkowego uważa, że cały problem z audytem leży w złym podporządkowaniu.



- Z naszym audytem w administracji jest tak, że inni mają, więc i my musieliśmy go wprowadzić. Zrobiliśmy prawie dobrze obudowę prawną, ale czy to dobrze funkcjonuje? Wykorzystanie audytu jest marne, bo pewne błędy popełniono na początku. U nas, audytorów wewnętrznych podporządkowano władzy wykonawczej. To jest poważny błąd - wyjaśnia Uczkiewicz.



- Może powinien być podporządkowany władzy kontrolnej - zastanawia się Mirosław Sekuła.



A jaka jest ranga audytu? Ministerstwo Finansów w 2009 r. opublikowało raport, według którego spłynęło 339 raportów audytu jednostek sektora publicznego.



- Ile zatem jednostek go wprowadziło? Nie wiemy - mówi Uczkiewicz.



Dodaje, że od 2009 r. nie zajmowano się wcale problemami audytu, a zajmowano się raportami ministerstwa.



- Aby poprawić wykonywanie zadań przez audytorów trzeba sprawdzić, czy nie można poprawić ich funkcjonowania. Byłoby sensowne, gdyby zadania NIK rozszerzyć o ocenę systemu zarządzania finansowego i dopiero formułować opinie o udzielenie absolutorium. W innym wypadku audyt w instytucjach publicznych nie będzie prawidłowo organizowany i nie uzyska pozytywnej opinii NIK - mówi Jacek Uczkiewicz.



Adam Niedzielski, dyrektor Kontrolingu Zakładu Ubezpieczeń Społecznych uważa, że system kontroli audytu sami sobie jeszcze bardziej skomplikowaliśmy, powołując jednostkę, która jest odpowiedzialna za monitoring realizacji celów.



- Pojawia się kontroling, który jest odpowiedzialny za bieżące monitorowanie realizacji celów jednostki. Powołanie takiej jednostki zdejmuje z audytorów pewien dyskomfort bycia koordynatorem kontroli zarządczej, zdejmując z audytu niewygodną funkcję definiowania celów, bo przecież audyt jest zaangażowany w samoocenę i w zasadzie tej koordynacji prowadzić nie powinien. Ale pod kątem wyznaczania celów i koordynacji wyznaczania celów tej jednostki pełni tą samą funkcję - mówi Niedzielski.



Artykuł powstał po debacie "Efektywny audyt w administracji publicznej" w ramach IV Europejskiego Kongresu Gospodarczego w Katowicach.